Autor: Grupa Pracuj S.A.

Szanowni Państwo,

Działając jako Inspektor Ochrony Danych Osobowych w Grupie Pracuj S.A oraz w imieniu całego zespołu ds. ochrony danych osobowych, w związku z opublikowanym na Państwa stronie internetowej komunikacie dot. rewizji poradników, poniżej przesyłam komentarze oraz pytania do fragmentów, które zwróciły naszą uwagę podczas analizy poradnika „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”.

I.                2.2 – Prosimy o aktualizację klauzuli informacyjnej.

II.               2.3. – W zakresie odpowiedzi na pytanie „Osoba ubiegająca się o pracę umieściła w CV szczególne kategorie danych (tzw. dane wrażliwe). Czy pracodawca może je przetwarzać?” – prosimy o doprecyzowanie: co zrobić w przypadku, kiedy dane osobowe np. o stanie zdrowia zamieszczone są na CV lub innym dokumencie, którego usunięcie wiązałoby się z brakiem możliwości uczestnictwa kandydata w rekrutacji?

III.             2.3 – W zakresie odpowiedzi na pytanie „Czy pracodawca może wykorzystać dane kandydatów do pracy pozyskane w konkretnym procesie rekrutacyjnych do celów przyszłych rekrutacji?” – prosimy o doprecyzowanie: przez jaki czas można przetwarzać dane przekazane na potrzeby przyszłych rekrutacji?

IV.             2.3 – W zakresie odpowiedzi na pytanie „Czy pracodawca może wykorzystać dane kandydatów do pracy pozyskane w konkretnym procesie rekrutacyjnych do celów przyszłych rekrutacji?” – prosimy o doprecyzowanie: czy zgoda wyrażona przez kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych w przyszłych rekrutacjach może być wyrażona np. mailowo lub telefonicznie?

V.               3.2. – W zakresie odpowiedzi na pytanie „Czy można skontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji na jego temat?” – prosimy o doprecyzowanie: czy w przypadku posiadania zgody od kandydata potencjalny pracodawca może skontaktować się z byłym pracodawcą kandydata? Opinia nie jest informacją, którą kandydat jest w stanie sam o sobie przekazać w formie oświadczenia.

VI.             3.6. – W zakresie pytania „Czy możliwość wystąpienia roszczeniem z tytułu dyskryminacji uzasadnia dłuższe przechowywanie danych?” prosimy o odpowiedź: czy zdanie urzędu pozostaje niezmienne w tej kwestii pomimo wyroku NSA (sygn. akt: III OSK 2700/22) w którym Sąd potwierdził, że możliwe jest przetwarzanie danych kandydatów do pracy przez okres do 3 lat po zakończeniu rekrutacji, ponieważ dane mogą okazać się niezbędne do ewentualnego dochodzenia roszczeń m.in. z tytułu dyskryminacji?

VII.           3.10 – W zakresie pytania „Wpływa do pracodawcy CV potencjalnego kandydata do pracy, jednak nie prowadzi on rekrutacji. Czy zachować przesłane dane w nim na potrzeby przyszłych rekrutacji?” prosimy o doprecyzowanie: czy pracodawca może skontaktować się z osobą wysyłającą CV z prośbą o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach?

VIII.         3.11 – W zakresie pytania „Czy potencjalny pracodawca może pozyskiwać dane kandydata z portali społecznościowych?” prosimy o doprecyzowanie: czy biorąc pod uwagę treść odpowiedzi Urzędu można kontaktować się z potencjalnymi pracownikami za pośrednictwem portali o charakterze profesjonalnym m.in. takich jak Linkedin? oraz Co zrobić w przypadku, jeśli kandydat sam prześle link do profilu na takim portalu w CV lub zamiast CV?

IX.             3.12 – W zakresie ostatniego zdania odpowiedzi na pytanie „Czy potencjalny pracodawca może zweryfikować kandydata lub komunikować się z nim za pośrednictwem branżowych portali społecznościowych np. LinkedIn?” prosimy o doprecyzowanie: czy w takiej sytuacji potencjalny pracodawca może sam zainicjować kontakt i rozpocząć przetwarzanie danych np. w postaci adresu mailowego?”

X.               4.2.3 – W zakresie pytania „Pracodawca chce zaoferować pracownikom szkolenia podnoszące ich kwalifikacje zawodowe. Jak się to ma do przetwarzania ich danych osobowych przez podmioty szkolące?” – prosimy o doprecyzowanie: w jakich sytuacjach (w kontekście szkoleń) nie jest konieczne podpisywanie umowy powierzenia? Czy o takim obowiązku decyduje źródło pochodzenia formularzy z listą obecności (pracodawca lub organizator szkolenia)? W przypadku odpowiedzi twierdzącej na drugie pytanie – czy w pierwszym przytoczonym w odpowiedzi przypadku nie ma potrzeby podpisywania umowy powierzenia, ponieważ lista zbierana jest na potrzeby organizatora, a w drugim przypadku mamy obowiązek zawrzeć umowę powierzenia, ponieważ jest to lista z inicjatywy pracodawcy?